Az elektronikus levelezés hálózati szolgáltatás. Szinte mindenki használhatja, akinek böngésző-használatra képes, vagy fellépett egy hálózatra. Tehát hálózati szolgáltatás.
A levél útnak indításáról, fogadásáról, tárolásáról levelező szerverek gondoskodnak mind a feladó, mind a címzett oldalán. Ezt a szolgáltatást minden szolgáltató biztosítja. A szolgáltatás akkor használható teljes körűen, ha rendelkezünk egy olyan névvel, amely az egész világon egyértelműen azonosít. Ezt nevezik levelezési, vagy e-mail címnek.
Az e-mail cím a következőképpen épül fel: Két részből áll, amit a @ jel választ el. Elől van a belépési név, vagy felhasználó-név, illetve domain-név, a második rész, pedig a szolgáltatóra utal. Az első és második rész is állhat több részből, amit pontok választanak el egymástól. A második rész végén egy kettő betűből álló rövidítés az országra utal pl.: .hu = Magyarország, de ez lehet három betűs is, amikor általános, főként tengeren túli szolgáltató-csoportokat jelöl: pl: .com = kommunikáció.
A levelezéshez elsődlegesen létre kell hozni ezen levelezést biztosító szerveren a saját postafiókunkat. A létrehozáshoz, pedig regisztráltatnunk kell magunkat a szerveren. A regisztráció során meg kell adni néhány személyes adatot is. A levelező használatának szabályairól a bejelentkezési weblap tájékoztat. Gond lehet az is, hogy az általunk választott név már használatos, ilyenkor újat kell választani, lehet ezt esetleg számmal kombinálni. Ha böngészőn keresztül regisztrálunk, akkor mi választjuk meg felhasználónevünket és jelszavunkat. Ha helyi, esetleg saját szerveren történik ez, akkor a felhasználónevet és jelszót a rendszergazda adja.
A regisztráció utáni levelezési tevékenységek: belépés: felhasználónév és jelszó kell hozzá. Ezután történhet: beérkezett levelek olvasása, új levél írása, elolvasott, vagy idegen, vírusgyanús levelek törlése, levelek archíválása, rendezése, csatolt fájlok letöltése, új levélhez fájl csatolása, levél küldése, kijelentkezés, kilépés.
A levél küldése
Egy új levél esetén legalább három adatot kell megadnunk: azt az e-mail címet, ahová el akarjuk küldeni (To:), a levél tárgyát pár szóban összefoglalva (Subject:), és magát a levelet. A levél tárgya azért lehet különösen fontos, mert a címzett a postafiókjában csak a levél tárgyát látja és ez alapján dönti el a levél fontosságát, prioritását. A levél elküldésekor még a következő dolgokat adhatjuk meg: azt, hogy a válaszok hova érkezzenek (Reply To:), ha az nem egyezik a feladó címével (From:). Azt, hogy ki kapjon másolatot, de hogy a címzett lássa (Cc:), vagy ne lássa (Bcc:) a többi címet. Végül fájlokat is csatolhatunk a levelünkhöz (Attachment:). Minden levelezőprogram kezel címjegyzéket (Address Book), ahol megadhatjuk ismerőseink címét, hogy ne kelljen fejben tartanunk.
Lehetőséget kínál a levelező programunk arra, hogy a levélhez tetszőleges fájl formátumú küldeményt mellékeljünk, akár többet is. Ez lehet szöveges fájl, kép, hang, videó stb.
Biztonsági kérdések levelezés esetén
Az elektronikus levelezés a hálózatok, és különösképpen az internet egyik legfontosabb alkalmazása. Kiemelt fontosságú a biztonsági problémák kérdése. Ennek ellenére kezdetben nem tettek jelentős erőfeszítést a probléma megoldására: a hálózaton a levelek teljesen nyílt formában kerülnek továbbításra. Az interneten használatos levelezőrendszereknél a feladó személyét is csak a feladó által megadott információk azonosítják.
Levelezőrendszereknél a következő alapvető biztonsági szolgáltatásokat várjuk el:
Titkosítás: meg akarjuk akadályozni, hogy illetéktelen személy el tudja olvasni a levél tartalmát, ha esetleg sikerülne a levelet elkapnia továbbítás közben. Erre a célra használhatunk nyilvános kulcsú vagy konvencionális (szimmetrikus kulcsú) titkosítási algoritmusokat.
Hitelesítés: meg akarunk győződni arról, hogy az érkezett levelet tényleg az a személy küldte-e, aki levélben feladóként szerepel, illetve arról, hogy a levelet útközben nem módosították-e. A feladó a levélhez olyan digitális aláírást csatol, amit csak ő tud generálni, de bárki ellenőrizheti. Ezt hash-függvények és nyilvános kulcsú titkosítási algoritmusok segítségével oldjuk meg.
Levelezési listák
A levelezési listák lehetővé teszik az azonos témával foglalkozó emberek számára, hogy megoszthassák a többiekkel gondolataikat, tapasztalataikat. Persze nem mindig jó, ha mindenki mindent ír a listára, ezért ezt néha nem is teszik lehetővé.
A lista nyitott, ha bármilyen levél, amit a lista címére küldenek, automatikusan továbbításra kerül mindenkinek. Moderált a lista, ha a leveleink először a lista tulajdonosához kerülnek, és ő 'cenzúráz'. Végül, egy harmadik lehetőség, hogy csak bizonyos emberek küldhetnek rá levelet, a többiek csak olvashatják. Ilyenek például az elektronikus kiadványok.
A levelezésre rengeteg programot, alkalmazást, ún. levelezőrendszert használunk. Néhány példa ezek közül a teljesség igénye nélkül: Pine (Unix-os, Linux-os felületű), Pegazus Mail, Microsoft Outlook, Microsoft Exchange, Novell GroupWise, Lotus Notes.
Megjegyzés küldése